Privacybeleid Muziekvereniging Sint-Michaël

Muziekvereniging Sint-Michaël hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze Privacy Policy willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.

Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Muziekvereniging Sint-Michaël houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming.  Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

• Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in dit Privacy policy;
• Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
• Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
• Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
• Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
• Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als Muziekvereniging Sint-Michaël zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van ons Privacy policy, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via de contactgegevens onder aan dit document.

Verwerking van persoonsgegevens van leden

Persoonsgegevens van leden worden door Muziekvereniging Sint-Michaël verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

• Administratieve doeleinde t.b.v. de ledenadministratie;
• Uitvoering van de incasso voor het innen van de contributie;
• Communicatie over informatieve en/of organisatorische zaken rondom de vereniging;
• Uitnodiging voor bijeenkomsten en concerten
• promotiedoeleinden, bijvoorbeeld in de vorm van foto’s op de website en social media van Muziekvereniging Sint-Michaël;

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

• de lidmaatschapsovereenkomst / aanmeldformulier op de website

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Muziekvereniging Sint-Michaël de volgende persoonsgegevens van u vragen dan wel verwerken:

• Voornaam;
• Tussenvoegsel;
• Achternaam;
• Adres;
• Telefoonnummer;
• E-mailadres;
• Geslacht;
• Geboortedatum;
• IBAN-nummer & tenaamstelling;
• Instrument;
• Beeldmateriaal / foto’s;

Muziekvereniging Sint-Michaël verwerkt en bewaard geen bijzondere persoonsgegevens.

Uw persoonsgegevens worden binnen Muziekvereniging Sint-Michaël verwerkt door:

• Secretariaat;
• Afdeling ledenadministratie;
• Penningmeester;

Uw persoonsgegevens worden door Muziekvereniging Sint-Michaël opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

• Gedurende de looptijd van het lidmaatschap en na opzegging van het lidmaatschap maximaal 7 jaar.

Verwerking van persoonsgegevens van dirigenten / instructeurs

Persoonsgegevens van dirigenten / instructeurs worden door Muziekvereniging Sint-Michaël verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

• Uitvoering geven aan de dirigentenovereenkomst (deze overeenkomst is goedgekeurd door de Belastingdienst op 14 januari 2016 onder nummer 908158984910 geregistreerd en beoordeeld).

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

• De dirigentenovereenkomst.

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Muziekvereniging Sint-Michaël de volgende persoonsgegevens van u vragen dan wel verwerken:

• Voornaam;
• Tussenvoegsel;
• Achternaam;
• Adres;
• Telefoonnummer;
• E-mailadres;
• Geslacht;
• Geboortedatum;
• IBAN-nummer & tenaamstelling;
• Beeldmateriaal / foto’s

Muziekvereniging Sint-Michaël verwerkt en bewaard geen bijzondere persoonsgegevens.

Uw persoonsgegevens worden binnen Muziekvereniging Sint-Michaël verwerkt door:

• Secretariaat;
• Afdeling ledenadministratie;
• Penningmeester;

Uw persoonsgegevens worden door Muziekvereniging Sint-Michaël opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

• Gedurende de looptijd van de dirigentenovereenkomst en na opzegging van de dirigentenovereenkomst maximaal 7 jaar.

Verstrekking aan derden

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de in deze Privacy policy beschreven doeleinden.

Zo dienen wij gegevens te verstrekken aan:

• De Brabantse Bond voor muziekverenigingen;
• Koninklijke Nederlandse Muziek Organisatie;
• Leden van Muziekvereniging Sint-Michaël

Grondslag van deze gegevensverstrekking betreft een lidmaatschapsovereenkomst tussen Muziekvereniging Sint-Michaël en beide organisaties. Het doel van deze gegevensverstrekking betreft het registreren van leden en het berekenen van afdrachten aan de bond(en) en aan de BUMA-STEMRA.

Op een afgeschermde pagina, beveiligd met gebruikersnaam en wachtwoord,  verstrekken wij een ‘afgeslankte’ ledenlijst met de persoonsgegevens (Naam, adres, woonplaats, telefoonnummer, e-mailadres, geboortedatum, instrument en orkest) van al onze leden om de communicatie tussen leden mogelijk te maken in situaties die daar toe vragen. Muziekvereniging Sint-Michaël  zal er op toezien dat er geen misbruik gemaakt wordt van deze gegevens.

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door uw verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.

Binnen de EU

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.

Minderjarigen

Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jongen dan 16 jaar) indien daarvoor toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

Bewaartermijn

Muziekvereniging Sint-Michaël bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist. Persoonsgegevens worden gedurende de looptijd van het lidmaatschap, samenwerking dan wel andere overeenkomst bewaard. Persoonsgegevens worden maximaal 7 jaar nadat de lidmaatschapsovereenkomst, samenwerkingsovereenkomst of andere overeenkomst is opgezegd bewaard.

Beveiliging

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;

• Alle personen die namens Muziekvereniging Sint-Michaël van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
• We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
• Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
• We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
• Onze vrijwilligers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Datalekken

Bij een (vermoeden van een) datalek wordt binnen 24 uur de secretaris, indien niet bereikbaar een ander bestuurslid, geïnformeerd over de ontstane situatie. Vervolgens zal de secretaris, indien nodig in overleg met het voltallig bestuur, besluiten welke stappen er ondernomen dienen te worden, waarbij uitdrukkelijk zal worden nagegaan wat de gevolgen zijn voor de personen die geraakt zijn door het datalek en hoe zij daarover geïnformeerd worden. Bij ernstige overtredingen wordt de Autoriteit Persoonsgegevens geïnformeerd.

Rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Vragen

Als u naar aanleiding van ons Privacy Policy nog vragen of opmerkingen heeft neem dan contact met ons op!

Contactgegevens

Muziekvereniging Sint-Michaël

Robbin Struijk (Secretaris)

p/a Venkant 25

5271 SP Sint-Michielsgestel

06-30857961

secretariaat@harmoniesintmichielsgestel.nl